Bạn vừa bắt đầu một dự án kinh doanh mới, phát triển một sản phẩm hay dịch vụ mới, xây dựng quan hệ đối tác hoặc vừa tuyển một đại sứ thương hiệu. Bây giờ bạn đang đầy ắp những thứ trong đầu và sẵn sàng để nói với cả thế giới về nó. Điều bạn cần thực hiện đầu tiên bây giờ là một chiến dịch PR để ra mắt. Nếu làm đúng cách, xác suất thành công của chiến dịch PR mà bạn đang lên kế hoạch là rất cao.
5 nguyên tắc mấu chốt
Vậy kế hoạch cho một buổi ra mắt PR phải như thế nào thì mới là thành công? Câu trả lời thực ra khá đơn giản và gói gọn trong một số ý sau: Lập kế hoạch, Ý tưởng, Thời điểm, Chi tiết và Sự thích hợp.
Tuy nhiên trước khi đào sâu 5 nguyên tắc này, hãy nhìn xem bạn đang muốn ra mắt cái gì? Thứ mà bạn muốn ra mắt cần thực sự hấp dẫn hoặc tạo ra một động lực cho đám đông. Việc này cũng cần truyền tải được thông tin rằng sản phẩm và dịch vụ của bạn đáp ứng được những gì mà thị trường cần.
Nếu đó là một dự án kinh doanh, một sản phẩm hay dịch vụ, bạn cần cân nhắc một số câu hỏi sau: Sản phẩm hay dịch vụ của bạn có thực sự đột phá? Thời gian bạn lựa chọn đã có sự cân nhắc về các yếu tố bên ngoài như các cột mốc thời gian, các sự kiện nổi bật cùng lĩnh vực? Thời gian đó có thu hút được sự quan tâm của các phương tiện truyền thông hay không? Concept mà bạn đang đặt ra có thực sự hấp dẫn hay bạn vẫn thấy cần những ý tưởng để khiến nó trở nên thú vị với số đông hơn?
Ngay cả khi những câu trả lời cho các câu hỏi trên là có, bạn vẫn cần ngồi lại một lần nữa với các cộng sự của mình và brainstorm thêm nhiều lần nữa.
Sự khác biệt giữa ra mắt sản phẩm và một chiến dịch PR để ra mắt
Các chủ doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa những lần ra mắt sản phẩm với chiến dịch PR để ra mắt. Tuy nhiên chúng không hề giống nhau. Bạn hoàn toàn có thể giới thệu một sản phẩm với thị trường trước khi bạn tiến hành khởi động PR và ngược lại. Apple nổi tiếng với việc PR sản phẩm rầm rộ trước khi họ ra mắt một sản phẩm và điều này thực sự hoạt động hiệu quả. Những hàng người xếp hàng dài sẵn sàng leo tường để mua các sản phẩm mới nhất của Apple vì họ biết nó sắp ra mắt. Như vậy, nhu cầu đã thiết lập trước khi sản phẩm được tung ra thị trường. Tuy nhiên, phương án này thường mang khá nhiều rủi ro. Nếu sản phẩm không đáp ứng được kì vọng, bạn coi như xong, và những sức ép tiêu cực sẽ vượt quá những nỗ lực quảng bá của bạn.
Mặt khác, nhiều công ty ra mắt sản phẩm và PR của họ cùng một lúc. Trước khi cho ra mắt, họ phải đảm bảo rằng sản phẩm đã được kiểm chứng và sẵn sàng để bán ra khi họ khởi động. Đây có lẽ là lựa chọn an toàn nhất. Nếu bạn thực sự quan tâm đến lĩnh vực này, hãy tìm đọc lại một bài báo phân tích các lý do thất bại của các buổi ra mắt sản phẩm của tạp chí “The Harvard Business Review” vào năm 2011.
Quay trở lại vấn đề chính của bạn, bạn cần quan tâm thêm là thời điểm. Luôn luôn cần phân tích SWOT để đánh giá được các rủi ro có thể xảy đến nếu bạn có kế hoạch khởi động PR trước khi ra mắt sản phẩm.
Lên kế hoạch
Đến bây giờ thì bạn đã sẵn sàng để lên kế hoạch, đây là một vài mẹo nhỏ giúp bạn có được một kế hoạch tốt.
Hãy xác định ngân sách chi tiết bao gồm những chi phí sau: Thuê agency làm PR (nếu đó là cách mà bạn muốn tiến hành), Thuê địa điểm, Chi phí phục vụ khách (nhân viên phục vụ, thực phẩm và đồ uống, vv), Sản phẩm tặng khách đến và tài liệu tiếp thị kèm theo, Diễn giả, người nổi tiếng, chi phí phải trả cho các chứng nhận, Thiết kế đồ họa, thư mời, Chi phí trả cho nhân viên.
Hãy xác định mục đích buổi ra mắt của bạn và các khán giả mà bạn muốn hướng tới: Càng chi tiết bao nhiêu thì bạn càng chủ động. Bạn không thể trở thành thứ có thể vừa lòng tất cả mọi người… trừ khi bạn là Apple. Hãy chắc chắn rằng nó không chỉ là về bạn. Hô hào rằng “Hãy đến tham dự buổi ra mắt sản phẩm tuyệt vời của chúng tôi” đơn giản là không thể đủ. Với bất kỳ việc truyền thông nào, bạn cũng cần đáp ứng nhu cầu của khách hàng và nói về chính họ. Bạn nên đặt mình vào vị trí một khan giả và đặt câu hỏi điều gì sẽ khiến họ muốn tham gia. Thậm chí cũng cần cân nhắc xem buổi ra mắt của bạn có thực sự cần khan giả không? Vì đôi khi tất cả những gì bạn cần có thể chỉ là sự hiện diện của các phương tiện truyền thông mà thôi.
Hãy tổ chức một buổi brainstorm với đội ngũ nhân sự chủ chốt của bạn để thảo luận về thời gian, địa điểm và chủ đề.
Nếu được, hãy thực hiện một cuộc khảo sát. Hãy chắc chắn rằng bạn đã ghé qua tất cả các địa điểm đang cân nhắc, phân tích kĩ càng về kích thước, vị trí của địa điểm đó có thuận tiện cho người tham dự và các phương tiện truyền thông hay không. Hỏi thật chi tiết về các chi phí và thời điểm nào thì nơi đó sẵn sàng cho bạn đến khảo sát. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho việc phân bổ thời gian của bạn.
Hãy lên danh sách khách mời, đặt trước địa điểm và chắc chắn rằng tất cả các hoạt động truyền thông và marketing của bạn đã sẵn sàng và được chuẩn bị kĩ từ trước. Ví dụ, việc ra mắt của bạn đã có thông tin đầy đủ trên website và sẵn sàng để lên sóng trực tiếp…
Cuối cùng, đã có nhân vật nổi tiếng nào đến dự sự kiện của bạn chưa? Hãy xem xét những người mà bạn có thể mời – những người được các phương tiện truyền thông săn đón và được công chúng ngưỡng mộ. Mời họ trở thành Đại sứ thương hiệu hoặc một diễn giả khách mời trong ngày hôm đó sẽ giúp gia tăng mức độ thu hút của buổi ra mắt lên rất nhiều.
Ý tưởng
Ý tưởng là chìa khóa cho thành công của sự kiện. Ngay từ đầu, hãy suy nghĩ sáng tạo và cố gắng vượt khỏi lối mòn tư duy. Hãy iệt kê tất cả những ý tưởng của bạn, cố gắng liên hệ đến những câu hỏi: Điều đó có gây chú ý không? Điều đó có tạo hứng thú cho các phương tiện truyền thông? Điều gì có thể gây hiệu quả tốt vượt ra khỏi quy mô của sự kiện?
Thời gian
Thời gian gắn liền với sự thích hợp. Vì vậy nếu biết được một sự kiện khác đang diễn ra cùng ngày với sự kiện của bạn, làm ơn hãy cân nhắc việc thay đổi thời gian tổ chức. Đừng để tất cả các công sức vất vả của bạn bị phí phạm chỉ vì bạn từ chối thích ứng.
Chọn lựa thời điểm chuẩn xác cũng là chìa khóa để đảm bảo bạn có được sự chú ý của các phương tiện truyền thông và những người tham dự. Hãy khiến sự kiện của bạn trở nên hợp thời bằng cách liên kết nó với một nhu cầu hoặc xu hướng, sở thích hiện đang thịnh hành.
Chú ý đến chi tiết
Nếu bạn không phải là người kĩ tính và chú ý tốt đến những chi tiết, hãy phân công nhiệm vụ này cho những người khác. Những lỗi tưởng chừng như rất nhỏ cũng có thể dễ dàng làm ảnh hưởng xấu đến sự kiện, thâm chí làm nó sụp đổ. Cần in thông cáo báo chí của bạn để có thể phát cho báo chí, cần thuê nhiếp ảnh gia chụp ảnh sự kiện, việc truyền thông hậu sự kiện…tất cả đều rất quan trọng. Hãy lên dành sách chi tiết, phân chia cụ thể và giám sát tiến độ thật kĩ càng.
Khả năng thích nghi
Bạn đã hoàn thành kế hoạch, phân công các nhiệm vụ và tất cả mọi thứ cần làm đã được lên danh sách. Vào ngày tổ chức sự kiện, nếu có việc gì bất ngờ xuất hiện và cần giải quyết, hoặc có những thứ không đi theo kế hoạch, hãy sẵn sàng đối mặt với chúng. Vào lúc đó, không có chỗ cho việc khư khư làm theo kế hoạch và không thể thích nghi với những điều bất ngờ. Hãy tỉnh táo đưa ra các quyết định nhanh chóng và khôn ngoan để giữ cho chương trình diễn ra sát nhất với kế hoạch.
Nếu bạn không có thời gian để một mình làm tất cả hoặc cảm thấy đang quá sức hay không đủ tự tin với lĩnh vực đang làm, hãy xem xét việc thuê các agency – những người chuyên nghiệp và có rất nhiều kinh nghiệm.
Nếu bạn sẵn sàng đối mặt với các thử thách, hãy nghiệm túc dành thời gian để nghiên cứu và đưa ra một lộ trình tốt! Chúc bạn may mắn!
Bài viết trích từ tạp chí Make It Noise số 03.
Make It Noise (MIN) là bản tin chia sẻ kinh nghiệm và truyền cảm hứng về PR/Marketing được thực hiện bởi BetterCre Agency sản xuất và phân phối miễn phí hàng tháng qua các môi trường trực tuyến. Xem đầy đủ các số MIN tại: https://beongroup.vn/
Recent Comments