#TalkingAbout 1: Tổng hợp nội dung thảo luận

Tối thứ tư ngày 7/9/2016 vừa qua, #TalkingAbout 1 đã diễn ra tại Tổ 14 Co-working space với chủ đề: “Làm sao để phủ sóng hoạt động PR nội bộ?”

BetterCre xin tổng kết lại một số vấn đề mà diễn giả đã chia sẻ trong talkshow, cùng một số nội dung người tham dự đặt ra để cùng thảo luận với diễn giả.

VỀ CÔNG VIỆC PR NỘI BỘ

1. Bản chất của công việc PR nội bộ là quản lý thông tin nội bộ. Các kế hoạch xây dựng hoạt động PR nội bộ bền vững cần xuất phát từ nhu cầu quản lý thông tin này. Từ việc xác định rõ xem doanh nghiệp cần Phát hành thông tin nào? vào thời gian nào? tới nhóm đối tượng nội bộ nào? để làm gì? người làm PR sẽ có cơ sở để sáng tạo ra các hình thức giao tiếp nội bộ phù hợp.

2. Để quản lý thông tin nội bộ, người làm PR nội bộ trước tiên cần phải xây dựng ý thức nhận diện các nhóm thông tin trong nội bộ, sau đó là tạo thói quen ghi chép lại thành tin tức và tạo cơ chế phát hành, lưu trữ. Muốn phát hành được thông tin trong nội bộ, người làm PR cần xây dựng hệ thống kênh thông tin nội bộ. Các kênh thông tin nội bộ này rất đa dạng và tuỳ mỗi quy mô doanh nghiệp mà người làm PR có thể lựa chọn sử dụng: Từ các công cụ online như Email Stuff, eNewsletter, Intranet, Website tin tức nội bộ, Blog, Group trên các trang mạng xã hội hay các công cụ giao tiếp được thiết kế riêng thông qua các hệ thống quản lý giao tiếp nội bộ như Sharepoint, Asana… cho đến các kênh trực tiếp như Họp, Thông báo bản cứng, Bảng tin, Tờ bản tin Breaking News, Bản tin được sản xuất và in dưới dạng báo in…

Nhận diện, biên soạn, lưu trữ và phát hành thông tin nếu làm thường xuyên được đã là rất tốt, nhưng chưa đủ. Nếu muốn các hoạt động thông tin nội bộ thực sự đi vào cuộc sống hơi thở của doanh nghiệp, được CBNV và Ban lãnh đạo ghi nhận và hưởng ứng, thậm chí là muốn có sự tham gia sản xuất của họ, thì người làm PR còn cần tổ chức các hoạt động mới để có nguồn tin, khai thác chọn lọc và sáng tạo ra các hình thức thể hiện thông tin một cách mới mẻ, thu hút. Một số gợi ý:

• Đầu tư cho hình thức thể hiện thông tin, biến những thông báo và số liệu khô khan dạng thuần văn bản thành bản thiết kế đồ hoạ sinh động, audio, video…
• Biến những báo cáo, số liệu thành dạng bảng biểu, infographic
• Với những nhóm thông tin quan trọng cần công chúng nội bộ “nằm lòng”, người làm PR có thể làm ra hẳn một dự án với nhiều hoạt động diễn ra liên tục nhằm bổ sung, tương trợ giúp phổ biến, lặp lại và khắc sâu những thông tin quan trọng.

3. Bên cạnh việc quản lý thông tin, một trong số những nhiệm vụ quan trọng của người làm PR là tư vấn. Người làm PR cần tư vấn cho lãnh đạo hiểu được tầm quan trọng của các công việc PR nội bộ và hiện thực hoá bằng các hoạt động thực tế, tư vấn cho các quản lý bậc trung, các nhân sự trong doanh nghiệp hiểu và hưởng ứng, tham gia tích cực vào các hoạt động. Muốn tư vấn được, đôi khi người làm PR cần phải xin phép được thử nghiệm, và chứng minh sự cần thiết của các tác vụ mà mình cho là nên tổ chức thông qua kết quả của sự thử nghiệm đó. Người làm PR cũng cần liên tục tìm hiểu, lắng nghe,  trau dồi và học hỏi những cách làm mới để có cơ sở tri thức vững chắc đem đi tư vấn cho mỗi nhóm đối tượng. Cũng đừng quên đặt mình vào vị trí của người cần tư vấn, để hiểu hơn về những khó khăn của họ trong việc ra quyết định hỗ trợ cho công việc PR nội bộ vốn không nằm trong mô tả công việc của họ.

4. Người làm PR nội bộ tuy trước giờ thường được xem là nhân sự gắn liền với hoạt động ăn-chơi-xem mang tính vui vẻ, năng động, hoạt náo của doanh nghiệp nhưng đôi khi khá đơn độc bởi đa số mọi người – bao gồm cả lãnh đạo – chưa thực sự hiểu được bản chất công việc PR nội bộ và chưa có sự đầu tư đúng hướng. Do đó công việc PR nội bộ đòi hỏi phải có sự kiên trì và chủ động: tự đưa ra kế hoạch, tự quản lý thậm chí là tự đánh giá sự thành bại, sự trưởng thành của bản thân trong công việc.

5. Tuy PR nội bộ có nhiều tác vụ khác nhau, nhưng người làm PR luôn cần rèn luyện để nắm vững và trau dồi những kỹ năng và khả năng quan trọng:

• Kỹ năng lập kế hoạch công việc và giữ tiến độ công việc
• Kỹ năng nhận diện thông tin và biên soạn, biên tập thông tin
• Chụp ảnh thời sự, sự kiện và chỉnh sửa ảnh cơ bản (cắt cúp, water mark, sửa màu sửa sáng tối…)
• Thiết kế dàn trang cơ bản, để có thể hỗ trợ chỉnh sửa khi các designer quá tải
• Quay dựng video cơ bản
• Khả năng giao tiếp chân thành
• Khả năng thuyết phục
• Thêm rất nhiều sự nhiệt thành, tích cực và luôn giữ cho mình tâm thế “cho đi” không vụ lợi

BẢN TIN NỘI BỘ

1. Doanh nghiệp như thế nào thì nên xây dựng bản tin nội bộ phát hành định kỳ?

• Doanh nghiệp có số lượng nhân sự lớn, các nhân sự không có điều kiện quen biết hết nhau (khoảng trên 50 nhân sự)
• Doanh nghiệp có nhiều phòng ban hoặc chi nhánh, nhân sự phân tán không tập trung

2. Bản tin nội bộ nên đưa vào các nội dung gì?

• Tin tức về tình hình kinh doanh, hoạt động của doanh nghiệp
• Các hoạt động, sự kiện đã, đang và sẽ diễn ra
• Viết về các nhân viên, phòng ban trong doanh nghiệp
• Thể hiện các giá trị cốt lõi, tầm nhìn của doanh nghiệp
• Tài liệu đào tạo, các kiến thức thiết thực liên quan đến công việc
• Thư, lời của lãnh đạo
• Các câu chuyện thành công
• Thông tin chuyên ngày
• Chuyên mục chuyện cười xuất phát từ chính đời sống công việc
• Thống kê/ Infographic
• Tổ chức các cuộc thi, minigames
• Trang bìa: Dúng chính hình ảnh của con người, hoạt động trong công ty
• Các chính sách, cơ chế mới cần phổ biến

3. Làm sao để bản tin nội bộ đảm bảo ra đúng ngày phát hành định kỳ?

Lý do chính khiến bản tin nội bộ không ra đúng ngày phát hành có thể là do các phòng ban gửi bài về muộn, tổng biên tập/sếp duyệt muộn, hay lý do từ phía nhà in…

Giải pháp

• Luôn luôn giục lãnh đạo duyệt bài, thậm chí đưa ra deadline cho họ và không quên “warning” là sau deadline thì coi như lãnh đạo đã duyệt
• Cần có các phương án back-up: Luôn có sẵn một lượng bài dự trữ để thiếu trang sẽ đưa vào
• Cần lập và theo sát kế hoạch ra bản tin để hạn chế chậm trễ

4. Trình tự phát hành một số của bản tin nội bộ:

• Định hướng chủ đề cho bản tin
• Ra outline của bản tin, phân bổ tỷ lệ bài viết
• Viết bài, lấy tin, đồng thời “đặt hàng” các phòng ban
• Biên tập bản tin
• Thiết kế, dàn trang
• Kiểm tra và Duyệt bản bông
• Phát hành

LÀM SAO ĐỂ KHUYẾN KHÍCH NHÂN SỰ DOANH NGHIỆP THAM GIA HOẠT ĐỘNG PR NỘI BỘ

1. Người làm PR nội bộ cần luôn ghi nhớ: Sẽ không bao giờ nhận được sự ủng hộ 100% của tất cả nội bộ doanh nghiệp, vì thế khi làm việc với nội bộ sẽ cần tới sự linh hoạt, tinh tế.

2. Trong các hoạt động nội bộ của doanh nghiệp, nhân sự có thể được chia thành các nhóm:

• Nhóm tham gia tích cực
• Nhóm tham gia nhưng chưa tích cực
• Nhóm muốn tham gia nhưng còn ngần ngại

Với mỗi nhóm này cần có cách tiếp cận khác nhau

• Trong mọi trường hợp, nhân sự PR nội bộ cần là người nhanh nhẹn chủ động trước tiên
• Cần xác định nhóm luôn tham gia tích cực để vận động họ thành “chim mồi”, đi tiên phong trong các phong trào, hoạt động của công ty.
• Đối với những người chưa thực sự tích cực, có thể trao cho cho họ những vai trò quan trọng để kích thích tinh thần tham gia của họ.
• Đối với nhóm muốn tham gia nhưng còn ngần ngại: Cần quan sát để phát hiện ra mong muốn của họ và chủ động đề nghị họ tham gia vào các hoạt động.

3. Làm thế nào để khuyến khích mọi người viết bài cho bản tin nội bộ?

• Tìm kiếm các cây bút từ các phòng ban để “gửi gắm” ý tưởng, thuyết phục và gợi ý hướng dẫn để các cây viết vượt qua rào cản tâm lý, tham gia sản xuất tin bài;
• Xây dựng cơ chế nhuận bút (Nhớ thông qua BLĐ) để khuyến khích mọi người viết bài. Ở những doanh nghiệp lớn, báo in khi được phát hành còn được bán về các đơn vị để có thêm nguồn thu trả nhuận bút;
• Tổ chức gặp gỡ, họp, đào tạo chuyên nghiệp về viết, định kỳ có hình thức gặp gỡ tạo thành một cộng đồng nhỏ những cây viết nội bộ, xây dựng cơ chế định kỳ tri ân cộng tác viên viết bài thân thiết;
• Khuyến khích nhân sự tham gia viết bài về chính những câu chuyện nghề nghiệp chuyên môn của họ, chính những đồng nghiệp mà họ kề vai sát cánh mỗi ngày và về chính những bài viết chuyên sâu nghiên cứu về một nhóm tri thức ngành nghề của họ để giúp độc giả nội bộ nâng cao nhận thức, hiểu hơn về tính chất công việc, về khó khăn thuận lợi của đơn vị mình, từ đó hiểu hơn và thông cảm hơn với nhau trong công việc;
• Tạo diễn đàn với các chủ đề gây tranh luận để vận động được sự tham gia ý kiến của nhân sự đến từ những bên trái chiều.

MỘT SỐ NỘI DUNG DO NGƯỜI THAM DỰ ĐƯA RA TRONG SỰ KIỆN NHƯNG CHƯA KỊP GIẢI ĐÁP

1. Cán cân tài chính giữa PR nội bộ và PR ra ngoài doanh nghiệp.

Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh của Công ty (B2B hay B2C) mà người làm PR có thể ngân đối ngân sách tài chính. Thường thì tỉ lệ sẽ ngân sách chi cho hoạt động PR nội bộ và PR ngoài doanh nghiệp sẽ là 20/80 hoặc 30/70.

2. Làm sao để hoạt động PR nội bộ có thể kết nối được nhân sự đông với  sự ngăn cách về địa lý, tuổi tác và trình độ văn hóa?

• Để kết nối được lượng nhân sự đông với ngăn cách địa lý, tuổi tác và trình độ văn hoá, thì người làm  PR cần tìm mối quan tâm chung nhất hoặc quyền lợi chung của tất cả các đối tượng. Đề làm được việc đó, người làm PR phải dành thời gian tiếp xúc với đối tượng của mình để hiểu được họ.

• Bước đầu triển khai kế hoạch kết nối, bạn nên chọn những phương pháp an toàn và dễ thực hiện. Ví dụ, bạn có thể tạo kênh để mọi người tương tác với các phòng ban khác hoặc các lãnh đạo, vì dù là đối tượng nào họ cũng có nhu cầu chia sẻ và được lắng nghe.

• Vì giải trí, vui chơi là nhu cầu của tất cả mọi người, do đó PR nội bộ nên tận dụng các hoạt động có tính chất vui tươi sau đó lồng thêm các thông điệp mà PR muốn truyền đạt vào một cách khéo léo và tế nhị.

• Có thể tạo ra các cuộc thi online/offline, cuộc thi giữa các nhóm, các miền, các chi nhánh với những phần thưởng xứng đáng để thu ngắn khoảng cách địa lí, cũng như kết nối các cá nhân với nhau. Phần thưởng sẽ khích lệ họ tham gia vào chương trình, đồng thời tâm lý thắng thua sẽ khiến họ “máu chiến” hơn bao giờ hết.

• “Simple is the best” – sử dụng thông điệp phù hợp với tất cả đối tượng. Dù dạng viết hay nói đều nên chọn cách đơn giản nhất, thật dễ nhớ, dễ hiểu, không quá “văn vẻ”. Đơn cử như đối tượng lao động chân tay, họ thường sẽ quan tâm đến cơm áo gạo tiền thiết thực, vì vậy sẽ không có thời gian để đọc hoặc nghe những điều cao siêu hay quá xa vời.

• Khi có kế hoạch đưa ra dự án mới triển khai dài hạn và quan trọng, người làm PR cần tham khảo ý kiến của đại diện các đối tượng (già, trẻ, trai, gái, bắc, nam…). Nếu quá nửa ủng hộ cho kế hoạch đó thì mạnh dạn triển khai, số còn lại lần đầu có thể chưa tham gia nhưng các lần sau họ sẽ chú ý và cân nhắc tham gia.

3. Làm sao để hạn chế sự can thiệp của lãnh đạo vào bản tin nội bộ?

• Cần có thời gian để tìm hiểu, xây dựng kế hoạch phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp và thuyết phục Ban Lãnh đạo về kế hoạch của bản tin nội bộ. Trong kế hoạch cũng nên phân chia rõ các mảng nội dung, các phần thông tin cơ bản của bản tin và ai sẽ là người chịu trách nhiệm, những phần nào bắt buộc phải gửi duyệt hoặc có thể không (ví dụ Ban lãnh đạo sẽ chỉ duyệt những bài liên quan đến hoạt động kinh doanh). Như vậy cũng sẽ giúp hạn chế bớt phần nào sự can thiệp sâu vì chúng ta đã có phân công nhiệm vụ rõ ràng.

• Khi triển khai, nên xây dựng các chủ đề gắn bó mật thiết với doanh nghiệp. Hãy cố gắng xây dựng độ tin cậy với lãnh đạo từ những số đầu tiên và chứng tỏ được rằng mình có thể kiểm soát tốt các nội dung thông tin trên Bản tin. Chỉ có xây dựng được niềm tin thì Ban Lãnh đạo mới ít can thiệp và để cho mình sự tự chủ trong việc xây dựng Bản tin. Ngược lại, bạn sẽ bị tuýt còi ngay.

4. Gợi ý cách làm PR nội bộ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

• Xây dựng các chương trình/ hoạt động có tác động nhanh, trực tiếp giúp các thành viên thấy vui và hào hứng. Đây là cách tiếp cận nhanh và hiệu quả nhất.

• Xây dựng các kênh thông tin đa dạng nhưng phải đảm bảo được các yếu tố: hấp dẫn, gần gũi và dễ sử dụng.

• Luôn lắng nghe, tiếp thu ý kiến phản hồi của các thành viên để các thông tin được truyền đi một cách hiệu quả và các hoạt động luôn nhận được sự hưởng ứng nhiệt tình của các thành viên, phát huy được hiệu quả kết nối và thúc đẩy tinh thần của các thành viên.

• Hãy bắt đầu từ những sự kết nối nhỏ nhất và xây dựng kế hoạch từ những mong muốn của “nhân dân”. Chỉ khi gắn với “dân”, “dân” được tham gia và làm cho “dân” vui thì mới lôi kéo và giữ chân được “dân” tham gia và gắn bó với các hoạt động của doanh nghiệp.

• Đừng ngại thử nghiệm những cách làm mới. Nên bắt đầu từ những hoạt động ít tốn kinh phí nhất để làm phép thử với những doanh nghiệp nhỏ. Nhưng cũng đừng ngại phải chi tiền cho những hoạt động được đầu tư công phu, bài bản bởi đó chính là lúc các hoạt động PR nội bộ thực sự cần để phát huy được tác dụng trong doanh nghiệp.

Cảm ơn tất cả các anh/chị nhân viên, quản lý PR đã có mặt trong sự kiện #TalkingAbout 1. Để theo dõi thông tin về các số tiếp theo của #TA, các anh/chị vui lòng like và subcribe event tại fanpage của BetterCre tại link này nhé.

Hẹn gặp lại các anh/chị tại các sự kiện tiếp theo của Bet!